İşe Nasıl Organize Edilir Ve Daha Fazla Yapılır

İçindekiler:

İşe Nasıl Organize Edilir Ve Daha Fazla Yapılır
İşe Nasıl Organize Edilir Ve Daha Fazla Yapılır

Video: İşe Nasıl Organize Edilir Ve Daha Fazla Yapılır

Video: İşe Nasıl Organize Edilir Ve Daha Fazla Yapılır
Video: 🤣😹Belvedere Vodka Presents Daniel Craig#shorts#danielcraigdancing 2024, Mart
Anonim

Hepimiz uzun ve yorucu bir gün geçirdikten sonra bir inilti seviyoruz - ama derinlerde, eğer biraz daha iyi organize edilmiş olsaydık, işler o kadar da kötü olmazdı. Bize atılan görevler için daha hazırlıklı olacağız, beklenmedik komplikasyonlarla daha fazla başa çıkabileceğimiz ve bir son tarihin ortaya çıkmasıyla paniğe kapılma ihtimalimiz daha düşük olacak.

İsveçli iş gurusu David Stiernholm da bunu biliyor ve bu yüzden o bir struktör - insanların gündelik düzensizlikle başa çıkmalarına yardımcı olan, onların olumlu alışkanlıklar geliştirmelerine ve daha iyi odaklanmalarına izin veren bir kişi.

Stiernholm, “Yapılandırılmış olmanın güzelliği, en basit ve en küçük değişikliklerin bile çoğu zaman üretkenlik üzerinde büyük etkiye sahip olmasıdır - olumlu duygusal ve zihinsel etkilerden bahsetmemek” diyor.

Bu prensipleri iş dünyasında kullanır, ancak bir etkinlik programı planlamaktan, bir etkinlik planlamaktan ya da bir kitap yazmaktan herhangi bir şeye başvurabilirler. Kaosun yapısını değiştirmek için sekiz-nokta planını takip et.

1. Planınızı Yerleştirin

Alışkanlıklarınızı geliştirmek, başkaları gibi bir proje olarak görülmelidir. Böylece ilk göreviniz, yapı projeniz üzerinde çalışacağınız sekiz adet yarım saatlik zaman dilimine karar vermektir - toplantılar gibi, sadece kendinizle. İlk yuva, sonraki yediyi planladığınız yerdir, bu yüzden tebrikler, zaten yoldasınız!

Bu ilk toplantıda, program boyunca ilerlerken kendinizi ödüllendirmenin bir yolunu bulun. İstediğiniz bir gadget veya şey varsa, bir kupon hazırlayın, sekiz jetona bölün ve bir bölümü tamamladığınızda kendinize bir jeton verin. Veya noktaları işaretlediğinizde görünür bir ekranınız olsun. Müşterilerimden bir tanesi ekstra büyük maçlar buldu ve her birinde bir alt hedef yazdı. Elde ettiği her gol için maçı yaktı ve maç biterken başarı hissinden keyif aldı.

2. Aracınızı Seçin

Yapmanız gereken görevleri nereye kaydediyorsunuz? Belki de bir kısmı okunmamış veya işaretli olarak işaretlenmiş e-postalardır, daha sonra Post-it veya bir defterde, daha fazlası bir tür yapılacaklar listesi uygulamasındadır. Bu yaygın bir hatadır. Notlarınız için daha fazla yer olduğunda, şu anda odaklanmak için neye ihtiyacınız olduğunu tanımlamak o kadar zor olacaktır.

Bir parça kâğıt al ve aklına geldiklerinde yapman gereken her şeyi yaz. Bugün yapmanız gereken şeyle, bu hafta ve benzeri ile başlayın ve yardımcı olabileceğini düşündüğünüz zamana kadar devam edin.

Bundan sonra yapılacak tüm görevlerinizi nerede saklayacağınıza karar verin. Bunun, Outlook veya dizüstü bilgisayar gibi bir dijital araç mı yoksa bir tahtadaki yapışkan notlar mı olduğu önemli değil. Tüm görevleriniz tek bir yerde olduğunda, ne yapılması gerektiği ve ne zaman yapılması gerektiğini anında öğreneceksiniz - ve çok önemli veya acil bir şeyi kaçırmıyorsunuz.

3. Görevlerinizi Netleştirin

Bir zamanlar ebe olmuş bir moda girişimcisi ile çalıştım. Bir gün karnında olağandışı bir kızarıklık geçiren bir anne adayı onu ziyaret etti. Müvekkilim, “Buna gerçekten bakmalıyız” diye düşündü ve “Önemli! Belly!”Yapışkan not üzerinde, hastanın tıbbi kaydının önüne yapıştırın. Birkaç gün sonra hastanın bir yığındaki kaydını buldu. Başka bir dizi başka kuşak görmüştü ve şimdi ne demek istediğini hatırlayamadı. Yapılacaklar formüle edilirken şeytan ayrıntıda.

Listenizden geçerek her görevin ayrıntılarını somut ve eksiksiz olarak formüle edin. Öncelikle bir şey yapmanız gerekiyorsa ve önce bir yapılacaklar görevini listeden kontrol ederseniz, bunu iki ayrı göreve bölün. Her görevin bir fiil içerdiğinden emin olun ve “düzeltme”, “emin olun” gibi fiillerden sakının ve ne yapmak istediğinize dair belirsiz açıklamalar verin - belirsiz bir ifadenin ardında bir projeyi tamamen kapatabilirsiniz.

4. Kategorilerinizi Yaratın

Tek yapılacaklar listesine sahip olmanın değeri açıktır. Dezavantajı, görevlerinizin uzun bir listesine bakmak bunaltıcı görünebilir. İyi bir yapının ortaya çıktığı yer burasıdır: kategorize ederek, şu anda uğraşmak istemediğiniz görevleri görerek dikkatinizin dağılmasını önlemek ve önünüzdeki göreve konsantre olmak daha kolay olacaktır.

Görevi yapmak için fiziksel olarak nerede olmanız gerekiyor? Görev ne kadar sürecek? Görevin ne zaman tamamlanması gerekiyor? Örneğin, görevlerinizin% 20'si işe giderken yapılabilirse, trende kontrol ettiğinizde tüm listenin yalnızca beşte birine bakacaksınız.

Dijital yapılacaklar listesi araçları, bir kutuyu işaretleyerek veya etiketleri veya etiketleri kullanarak görevleri kategorilere ayırmanızı sağlar. Yapılacaklar listeniz fiziksel bir biçimdeyse, yazılı sembolleri kullanabilir, notlarınızı veya ayırıcıları kullanarak not defterlerinizi bölümlere ayırabilir veya yalnızca vurgulayıcı kalemleri kullanabilirsiniz. Yapılacak işlerinizi sınıflandırmak için tek bir yol seçerek başlayın ve aşamalı olarak daha fazla kategori ekleyin - aksi takdirde bu yöntemi zor ve karmaşık olarak algılayacak ve bunları yazmak yerine hatırlamaktan geri döneceksiniz (çünkü “bu sadece daha hızlıdır) “).

5. Recap için Zaman ayırın

Beklenmedik şeyler her zaman olur - ve ne zaman yaparlarsa, planlar ve planlar kesintiye uğrar. Bir değişiklik yapmak ve bunu yapmak için iddialı bir plan oluşturmak istiyoruz, ama öngörülmeyen bir şey bizi kuşkusuz atıyor. Önceleri öncelikler olarak görülen görevler aniden artık daha yeni, daha acil bir görev kadar önemli olmayabilir.

Tehlike, motive olmak yerine cesaretin kırıldığını ve çalışma durumunuzun değişmesinin imkânsız olduğu sonucuna varmanızdır.Bu yüzden beklenmedik beklemek için elinden geleni yapmalısın. Yeni bir yapılandırma görevi yerine, bu yuvayı “yedek” olarak ele alıp, önceki görevlerden herhangi biriyle geride kaldığınızda geri adım atmak için bir fırsat olarak kullanın.

6. Değirmenleri Avlamak

Listenizdeki görevleri düzenli olarak kontrol etmek, başka bir adım atmanın ve bir şeyi başarmanın sıkıntısını yaşamanızı sağlar. Ancak çoğu insanın günler, haftalar hatta aylar boyunca listede kalan bazı görevleri vardır. Orada oturuyorlar, fermantasyon yapıyorlar ve hayal kırıklığı yaratıyorlar ve onlara “değirmen taşları” olarak değindim. Onları tamamlanmayan her gördüğünüzde, havasız hissediyorsunuz ve liste biraz değer kaybediyor. Üstelik bunları ne kadar uzun sürdüyseniz, başlamak daha da zorlaşır.

Değirmen taşlarını bulun ve her biri için, bir sonraki adımı bir yapılacak işi olarak formüle edin. Küçük yapın, o kadar küçük ki, bunu yapılacaklar listenizde yazmaktan neredeyse utanıyorsunuz, ve o zaman bunu yapmak kolay olacak ve yolda olacaksınız, motive olmuş hissedeceksiniz - ki bu da sıkışmış ve pasif olmaktan çok daha iyidir. Her gün bir ya da daha fazla uğraşmaktan hoşlandığını hissettiğiniz böyle bir destek bile alabilirsiniz.

7. Kolaylaştırılmış Olma Zamanı

Belgeleri depolayabileceğiniz birçok yer var. Fiziksel olarak, dergi dosyalarında, dosya klasörlerinde asılı, masanızda bir gelen kutunun içinde veya sadece yığınlarda olabilirler; Dijital olmaları durumunda, masaüstünüzde, paylaşılan bir dosya sunucusunda, bir USB çubuğunda veya bir bulutta veya bunların herhangi birinin birden çok sürümünde olabilirler.

Çevrenizde yolunuzu biliyor olabilirsiniz, ama eğer uzakta veya hastaysanız, başka kimse olmayacaktır. Diğer tehlike de dikkati dağıtır - ne kadar çok dosya ya da kazık varsa, bir başkası üzerinde çalışırken birisinin görüşünü yakalamanız ve yapmanız gereken başka bir şey düşünmeniz daha olasıdır.

Bu depolama yerlerinden birini (veya tercihen daha fazlasını) seçin. O zaman, o yerde ne saklıyorsanız onu seçin. Sonra başka bir yere ya da daha da iyice dosyalayın. Anında daha aerodinamik.

Raporlanan bir çalışma Harvard Business Review sekiz saatlik bir iş gününde, yaklaşık 70 dakikalık dikkat dağınıklığına uğradığını gösterdi. Bu zaman kaybını yalnızca onda bir azaltabiliyorsanız, yılda 3½ iş gününe denk geri dönersiniz.

8. Geriye Bakmak İçin Geriye Bakın

Bunu yaparak, çalışma şekliniz hakkında pek çok şey gerçekleştirmiş olacaksınız ve size çok önemli bir yapı aracı sunacaktır: Öngörü. Sizin için çalışan devam eden bir rutini oluşturabilirseniz, yaklaşan etkinlikleri tahmin edebileceksiniz.

Listenizi ve kategorilerinizi ne sıklıkta duraklatmanız ve gözden geçirmeniz gerektiğine karar verin, ne zaman yapacağınız için bu sizin için en iyisidir (cumalar böylece haftayı “kapatabilir ve hafta sonlarında veya pazartesi günü proaktif olarak başlayabilirsiniz.), ve bu yuvaları programlayın. Bunlar sırasında neler yapacağınıza dair bir kontrol listesi oluşturun. Bu, size daha fazla enlem verir - bu demektir ki, yaklaşan son tarihlere kadar yakalanmayacaksınız ve son dakikada işleri bitirme olasılığınız daha düşük olacaktır.

Süper Yapılandırılmış: Kaosun Üstesinden Gelmek ve Zaman Kazanmak David Stiernholm şimdi çıktı, RRP £ 12.99 (LID Yayıncılık). Satın almak amazon.co.uk

Yapılacaklar Listesi Mastering için Katil Stratejileri

Alexandra Cavoulacos ve Kathryn Minshew’e göre, çevrimiçi kariyer merkezi The Muse’nun kurucuları ve Yeni İş Kuralları. Kariyer ilerlemenizi hızlı bir şekilde izlemek ve sevdiğiniz şeyleri yapmak için daha fazla zaman bulmak için tavsiyelerini izleyin.

Savaşı zamana karşı kazanmak, profesyonellerin daha üretken olmasına yardımcı olduğunu iddia eden yüzlerce çevrimiçi aracı denemekle ilgili değil. Evet, bu araçlar yardımcı olabilir, ancak temel olarak, zamanı nasıl kullandığınızı yeniden düşünmekle ilgilidir. Ve bu her güne, görevlerinizi nasıl düzenlediğinizle başlar.

İstihdam ağı LinkedIn, profesyonel yapılacaklar listelerinin ne kadar bir makama ihtiyacı olduğunu gösteren bir anket hazırladı. Yapmamız gereken şeyleri listelemede harikayız, ama aslında onları yapmakta çok da iyi değiliz. Aslında, profesyonellerin neredeyse% 90'ı, ortalama iş gününün sonunda yapılacaklar listesindeki tüm görevleri yerine getiremediklerini itiraf ediyor. Yani, her gün aynı yapılacaklar listesiyle uğraşmaktan sıkılırsanız ve kısa sürüyorsanız, tüm bunları değiştirmek için dört temel strateji vardır.

1. İş için Tek Bir Master Yapılacak İş Listesi Tutun

Dürüst olalım: Şu an iş için yapmanız gereken tüm görevleri tam olarak görmek istiyorsanız, hepsini tek bir listede bulamıyor olabilirsiniz. Bunun yerine, muhtemelen burada bir kaç Post-it burada, e-postanızda kaydedilmiş bir taslak var, bilgisayarınızda stickies notları ve belki de bir kontrol listesi uygulaması ya da iki, telefonunuzda var? Ama eğer amaç herşeyin yapılmasını sağlamaksa, işle ilgili görevleriniz için tek bir yere sahip olmak şarttır. Öyleyse seçim yöntemini seç ve birleştirmeye başla.

Liste, güvenilir planlayıcınızın içinde el yazısıyla yazılmış bir yazı, masaüstünüzde tuttuğunuz bir doküman, telefonunuzdaki bir uygulama veya başka herhangi bir şey olabilir - bu konuyla ilgili değildir, bu düşünce süreciyle ilgilidir.

Sadece kullandığınız herhangi bir yöntemle listenize her yerden ekleyebilirsiniz. Bu, bir masaüstü uygulaması kullanıyorsanız, bir toplantıdayken aldığınız ödevler veya telefon görüşmesi gibi bilgisayarınızdan uzaktayken kırpmak için kullanılacak bir sistem kurmak isteyeceğiniz anlamına gelir. gideceğiniz evinizde yarın yapmanız gerekenleri hatırlıyorsunuz.

Tercihimiz, bu hatırlatıcıları kendimize e-postayla göndermemiz, ardından e-postayı ana listeye aktardıktan sonra silmektir.Ancak bunları sadece yapışkan notlar üzerine yazarak ve dosyaya kopyalamak da işe yarıyor.

2. 1-3-5 Kuralını takip edin

Sadece kendi üretkenliğimizi değil, aynı zamanda TheMuse.com'daki tüm ekibimizin de dönüşümü, Alex'in geliştirdiği 1-3-5 Kuralı'nı takip ederek. İşte birincisi: herhangi bir günde, yalnızca bir büyük şeyi, üç orta şeyi ve beş küçük şeyi gerçekleştirebileceğinizi ve yapılacaklar listenizi bu dokuz maddeye daraltabileceğinizi varsayalım.

Ses korkutucu mu? Eh, ilk başta. Ama öyle olsun ya da olmasın, günde sadece birkaç saatiniz var, ve sadece sonlu birtakım işler yapacaksınız. 1-3-5 listeleri oluşturarak kendinizi önceliklendirmeye zorlamak, başardığınız şeylerin, yapmakta olduğunuz şeylerden ziyade, yapmakta olduğunuz şeyler olacağı anlamına gelir.

Tabii ki, görevlerin sayısı esnek olabilir. Gününüzün çoğunu toplantılarda geçirirseniz, örneğin, görev sayısını azaltmanız gerekebilir. Ya da konumunuz her gün beklenmedik do-dos ve ödevler getiriyorsa, patronunuzdan son dakika talepleri için bir orta ve iki küçük görevi boş bırakmayı deneyebilirsiniz.

Bu, ana yapılacaklar listenizi yalnızca dokuz şeyle sınırlamanız gerektiği anlamına gelmez. Daha ziyade, iki tür listeyi tutmalısınız: bir noktadan (tek bir yerde) yapman gereken her şeyden oluşan büyük bir “mutfak lavabo” kapsamlı listesi ve daha kısa olan başka bir şey de, almanız gerekenler için yürüyüş emrinizi verir. bugün bitti.

Akşam işten ayrılmadan önce, 1-3-5 yaşınızı bir sonraki gün için tanımlamanız için birkaç dakikanızı ayırmanızı öneririz. Böylece, sabahları koşan yere ulaşmaya hazır olursunuz.

Bu şekilde ilerlemeyi planlamanız, yöneticinizle, daha önce yapmanız gereken yeni bir şey düşürdüğünüzde yöneticinizle daha bilinçli konuşmalar yapabileceğiniz anlamına gelir. Ayrıca, diğer çalışmalarınızı yeniden önceliklendirmek için gerekli araçları da kullanabilirsiniz. Örneğin, sürpriz bir sunumun kucağınıza düştüğü zaman, “Tabii, bunu size saat 15: 00'te verebilirim, fakat Q1 raporları yarına kadar hazır olmayacak, çünkü bugün o gün çalışmak için zaman planladım..”

3. Öğle yemeğinden Önce Bir Önemli Görev Tamamlayın

Bu zor olabilir, ama işe yarıyor. Büyük ya da orta ölçekli görevlerinizden birini alın ve sabahları ilk etapta, e-postalarınızı kontrol etmeden önce bile yapabilirsiniz. Bize güvenin, öğle yemeğinden önce büyük bir görevi kapmaktan daha iyi bir his yoktur.

Motivasyon uzmanı ve yazarı Brian Tracy, bu "kurbağayı yiyor" diyerek, ünlü Mark Twain'in alıntılarına bir nod atıyor: “Sabah canlı bir kurbağa yiyin ve günün geri kalanında hiçbir şey daha kötü olmayacaktır.”

Kathryn, sık sık ertesi gün için “kurbağalarını” tanımlar - en zor görevler ya da en az bir gece geçireceğini bildikleri kişiler. Bu, zihinsel olarak onları sabahları halletmek için hazırlamasına yardımcı olur ve onu ertesi güne kadar ertesi güne kadar bırakmasını engeller.

4. Takviminizi Engelleyin

Bir günde ne kadar kazanabileceğinizi her zaman olduğundan daha fazla tahmin ediyorsanız, toplantılarınızı planlarken yaptığınız gibi, takviminizdeki her bir dolamanız için zaman ayırmayı deneyin. Yapılacaklar veya 1-3-5 listenizdeki görevleri tanımladıktan sonra, her biri için uygun süreyi engelleyerek bunları zamanlamayı deneyin.

Önemli olan, her birinin ne kadar süreceği konusunda gerçekçi olmaktır. Bir müşteriye bu önemli e-postayı yazmak 15 dakika sürebilir, örneğin ekibiniz için Q1 stratejisi hazırlanırken birkaç saat gerekebilir.

Kritik iş ürünlerinin toplantılar arasında kalan anlara düşmesine izin verilmesi tuzağına düşmek kolay ama tehlikelidir. Ekonomist John Kenneth Galbraith'in bir zamanlar dediği gibi, “Hiçbir şey yapmak istemediğinizde toplantılar vazgeçilmezdir”.

İş tanımınız sadece toplantılar yapmıyorsa (ve tahmin etmiyoruz), zaman engelleme gerçek iş için zaman ayırdığınızdan emin olmak için harika bir yoldur: işi ileriye taşıyan şeyler ve müşterilerin ürünü şirkete öderler..

Bunu denediğinizde, e-posta, beyin fırtınası ya da diğer önemli ancak teslim edilemeyen yönelimli görevleri yakalamak için takviminizde zaman ayırdığınızdan emin olun. Sorumluluklarınız izin veriyorsa, sabah saatlerinde bir saat ve öğleden sonra bir saatini gelen kutunuzla çalışmayı engellemeyi deneyin. Daha sonra başka bir şey üzerinde çalışmayı planladığınızda, e-postaları işleme arasında zaman geçirmemek için kendinizi disipline etmeyin..

Önerilen: